Omawiana preferencja znajduje zastosowanie u wszystkich tych podatników CIT, jak również PIT, których określone przejawy aktywności gospodarczej kwalifikują się do uznania ich za działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu przytoczonych niżej definicji legalnych. Co istotne, z ulgi może skorzystać każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości, formy prawnej czy profilu działalności gospodarczej. W szczególności podatnik nie musi posiadać statusu centrum badawczo-rozwojowego. Na gruncie obu ustaw o podatkach dochodowych działalność badawczo-rozwojowa oznacza „działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”. Użycie w cytowanym przepisie spójnika „lub” oznacza, że nie jest wymagane prowadzenie prac rozwojowych i badań naukowych jednocześnie. Z ulgi może skorzystać podatnik podejmujący taką aktywność, którą można uznać wyłącznie za prace rozwojowe, a to pojęcie jest bardzo ogólne. Definicje obu terminów zawiera ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w świetle której:
Badania naukowe są działalnością obejmującą:
1) badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
2) badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.
Prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Omawiana preferencja znajduje zastosowanie u wszystkich tych podatników CIT, jak również PIT, których określone przejawy aktywności gospodarczej kwalifikują się do uznania ich za działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu przytoczonych niżej definicji legalnych. Co istotne, z ulgi może skorzystać każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości, formy prawnej czy profilu działalności gospodarczej. W szczególności podatnik nie musi posiadać statusu centrum badawczo-rozwojowego. Na gruncie obu ustaw o podatkach dochodowych działalność badawczo-rozwojowa oznacza „działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”. Użycie w cytowanym przepisie spójnika „lub” oznacza, że nie jest wymagane prowadzenie prac rozwojowych i badań naukowych jednocześnie. Z ulgi może skorzystać podatnik podejmujący taką aktywność, którą można uznać wyłącznie za prace rozwojowe, a to pojęcie jest bardzo ogólne. Definicje obu terminów zawiera ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w świetle której:
Badania naukowe są działalnością obejmującą:
1) badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
2) badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.
Prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Jakie firmy mogą skorzystać z ulgi B+R?
Jak widać z powyższych definicji, z ulgi B+R może skorzystać szeroki krąg podmiotów, niekoniecznie prowadzących badania kliniczne w warunkach laboratoryjnych, czy też opracowujących innowacyjne rozwiązania w branży IT. Przykładowo, w zakładach przemysłowych działalnością badawczo-rozwojową mogą się okazać prace projektowe związane z wdrożeniem usprawnień na linii produkcyjnej, czy też stworzenie nowego procesu logistycznego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji indywidualnej z dnia 19 sierpnia 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.248.2019.2.BM), zgodził się z podatnikiem – producentem naczep, że prace nad projektem zakładającym zmniejszenie wolumenu zapasów materiałowych składowanych bezpośrednio na linii produkcyjnej, modyfikację usytuowania stanowisk produkcyjnych (poprawa ergonomii, skrócenie dróg transportowych) oraz wprowadzenie nowego sposobu dostaw materiałów na linię produkcyjną (logistyka wewnętrzna) i do zakładu (logistyka zewnętrzna) stanowią działalność badawczo-rozwojową jako innowacja procesowa i w konsekwencji, koszty kwalifikowane tych prac mogą zostać rozliczone w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 17 czerwca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.197.2019.1.MBD) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że definicję działalności badawczo-rozwojowej spełnia cykl działań mających na celu opracowanie nowej technologii wyrobów stolarskich i ciesielskich dla budownictwa, a konkretnie drzwi technicznych. Podobnie za prace rozwojowe należy uznać działania zmierzające do przygotowania nowej receptury, włącznie z uruchomieniem produkcji próbnej partii. Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 19 marca 2019 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.20.2019.2.WM) zgodził się z podatnikiem, zajmującym się produkcją pasz dla drobiu, bydła i trzody chlewnej, że w ten sposób przedsiębiorstwo zwiększa swoją wiedzę dotyczącą kompozycji receptur, co przyczynia się końcowo do uruchomienia seryjnej produkcji nowej mieszanki paszowej.
Organy podatkowe potwierdzają, że cały cykl począwszy od stworzenia potrzeby opracowania nowego produktu aż po etap uzyskania możliwości jego komercjalizacji, stanowi nierozerwalny cykl prac badawczo-rozwojowych. Zatem z ulgi B+R może skorzystać praktycznie każdy przedsiębiorca planujący wprowadzenie na rynek nowego lub polepszonego produktu/usługi i rozliczyć podwójnie wydatki ponoszone na każdym etapie cyklu wdrożenia nowego produktu/usługi. Trzeba podkreślić, że opracowywany przez podatnika produkt lub proces nie musi być innowacyjny w skali globalnej. Wystarczającym jest, aby przedsiębiorca usprawniał swoje wewnętrze procesy, identyfikował trendy rynkowe, tworzył nowe lub ulepszone produkty w obrębie własnej marki.
Jak to działa?
Czym są koszty kwalifikowane B+R?
Przepisy obu ustaw o podatkach dochodowych dość precyzyjnie określają, jakie kategorie wydatków poczynionych w toku prowadzonych prac badawczo-rozwojowych można rozliczyć podwójnie. Są to tzw. koszty kwalifikowane, do których zalicza się:
- wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy realizacji działalności badawczo-rozwojowej oraz składki ubezpieczeń społecznych z tytułu tych należności w części finansowanej przez podatnika;
- nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
- ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej;
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem.
Kosztami kwalifikowanymi są również dokonane w danym roku podatkowym, zaliczane uprzednio do kosztów podatkowych, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Trzeba jednak wskazać, że powyższe nie dotyczy samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością. Nie można zapomnieć także o wydatkach poniesionych w celu uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, czy też prawa z rejestracji wzoru przemysłowego. Począwszy od 1 stycznia 2017 wydatki te zaliczane są do kategorii kosztów kwalifikowanych.
Podsumowanie
Ulga badawczo-rozwojowa jest zachętą podatkową dla przedsiębiorców wielu branż. Optymalne wykorzystanie jej potencjału wymaga jednak w pierwszej kolejności przeprowadzenia kompleksowej analizy procesów, które kryją się w różnych obszarach firmy. Wykrycie procesów spełniających przesłanki działalności twórczej stanowi punkt wyjścia do dalszego planowania podatkowego. Przedsiębiorca powinien określić, które wydatki może przypisać do realizacji innowacyjnego projektu, a w razie wątpliwości wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Na koniec trzeba pamiętać, że tylko właściwe wyodrębnię ponoszonych kosztów kwalifikowanych w ewidencji rachunkowej umożliwi ich dokładną kalkulację i pozwoli dokonać odliczenia.
Jakie firmy mogą skorzystać z ulgi B+R?
Jak widać z powyższych definicji, z ulgi B+R może skorzystać szeroki krąg podmiotów, niekoniecznie prowadzących badania kliniczne w warunkach laboratoryjnych, czy też opracowujących innowacyjne rozwiązania w branży IT. Przykładowo, w zakładach przemysłowych działalnością badawczo-rozwojową mogą się okazać prace projektowe związane z wdrożeniem usprawnień na linii produkcyjnej, czy też stworzenie nowego procesu logistycznego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji indywidualnej z dnia 19 sierpnia 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.248.2019.2.BM), zgodził się z podatnikiem – producentem naczep, że prace nad projektem zakładającym zmniejszenie wolumenu zapasów materiałowych składowanych bezpośrednio na linii produkcyjnej, modyfikację usytuowania stanowisk produkcyjnych (poprawa ergonomii, skrócenie dróg transportowych) oraz wprowadzenie nowego sposobu dostaw materiałów na linię produkcyjną (logistyka wewnętrzna) i do zakładu (logistyka zewnętrzna) stanowią działalność badawczo-rozwojową jako innowacja procesowa i w konsekwencji, koszty kwalifikowane tych prac mogą zostać rozliczone w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 17 czerwca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.197.2019.1.MBD) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że definicję działalności badawczo-rozwojowej spełnia cykl działań mających na celu opracowanie nowej technologii wyrobów stolarskich i ciesielskich dla budownictwa, a konkretnie drzwi technicznych. Podobnie za prace rozwojowe należy uznać działania zmierzające do przygotowania nowej receptury, włącznie z uruchomieniem produkcji próbnej partii. Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 19 marca 2019 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.20.2019.2.WM) zgodził się z podatnikiem, zajmującym się produkcją pasz dla drobiu, bydła i trzody chlewnej, że w ten sposób przedsiębiorstwo zwiększa swoją wiedzę dotyczącą kompozycji receptur, co przyczynia się końcowo do uruchomienia seryjnej produkcji nowej mieszanki paszowej.
Organy podatkowe potwierdzają, że cały cykl począwszy od stworzenia potrzeby opracowania nowego produktu aż po etap uzyskania możliwości jego komercjalizacji, stanowi nierozerwalny cykl prac badawczo-rozwojowych. Zatem z ulgi B+R może skorzystać praktycznie każdy przedsiębiorca planujący wprowadzenie na rynek nowego lub polepszonego produktu/usługi i rozliczyć podwójnie wydatki ponoszone na każdym etapie cyklu wdrożenia nowego produktu/usługi. Trzeba podkreślić, że opracowywany przez podatnika produkt lub proces nie musi być innowacyjny w skali globalnej. Wystarczającym jest, aby przedsiębiorca usprawniał swoje wewnętrze procesy, identyfikował trendy rynkowe, tworzył nowe lub ulepszone produkty w obrębie własnej marki.
Jak to działa?
Ulga na badania i rozwój jest stosunkowo prostym mechanizmem fiskalnym. Wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową należy ujmować „standardowo” w kosztach uzyskania przychodu w trakcie roku podatkowego. Tę część wydatków, które stanowią tzw. koszty kwalifikowane przedsiębiorca ma prawo dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania, czyli w praktyce od dochodu. Warto przy tym nadmienić, że chociaż ulga B+R została wprowadzona w Polsce w 2016 roku, to dopiero od 2018 roku wszyscy podatnicy, bez względu na wielkość, mogą odliczyć 100% wartości kosztów kwalifikowanych. Odliczenia od podstawy opodatkowania dokonuje się jednak dopiero po zakończeniu roku podatkowego, wraz ze złożeniem rocznej deklaracji, co potwierdza utrwalona praktyka interpretacyjna (tak m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 23 maja 2016 r., sygn. IPPB5/4510-405/16-2/MR). Jeśli na koniec roku podatkowego powstała strata, albo kwota kosztów kwalifikowanych przewyższa wykazany dochód, podatnik zachowuje prawo do rozliczenia pozostałej nadwyżki w przeciągu kolejnych sześciu lat. W przypadku podatników dopiero rozpoczynających działalność, tzn. składających zeznanie za pierwszy rok działalności, istnieje możliwość wnioskowania w pewnej części o bezpośredni zwrot gotówkowy. Ta zasada obowiązuje również w drugim roku działalności, jednak wyłącznie dla przedsiębiorców sektora MSP.
Poza wykazaniem ulgi w zeznaniu rocznym, podatnicy muszą pamiętać o prowadzeniu odrębnej ewidencji rachunkowej, na podstawie której możliwym będzie precyzyjne skalkulowanie kosztów kwalifikowanych. Ustawy podatkowe nie wskazują, w jaki sposób powinna być prowadzona taka ewidencja, zatem w tym zakresie pozostawia się podatnikowi swobodę. Ważnym jest, aby przyjęty sposób pozostawał w zgodzie z przepisami prawa bilansowego i przyjętą w jednostce polityką rachunkowości. Jednocześnie żadne regulacje nie odnoszą się do momentu, w którym powinno nastąpić technicznie wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych. Na gruncie prawa podatkowego nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby czynność ta została wykonana już po zakończeniu roku. Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15 czerwca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.223.2018.1.JS) „zgodnie z wyborem podatnika, w przypadku prowadzenia prac rozwojowych ich koszty mogą być przez podatnika rozpoznawane jako koszty podatkowe w trakcie trwania tych prac bądź jednorazowo na moment ich zakończenia, albo też podatnik może rozpoznawać koszty tych prac poprzez odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych”. Należy przy tym podkreślić, że dopuszczalne jest rozliczenia ulgi nawet kilka lat wstecz, poprzez złożenie korekty zaznania za ten rok podatkowy, w którym koszty kwalifikowane zostały poniesione. Prawidłowość takiego postępowania potwierdzają organy podatkowe, m.in. w cytowanej wyżej interpretacji indywidualnej.
Czym są koszty kwalifikowane B+R?
Przepisy obu ustaw o podatkach dochodowych dość precyzyjnie określają, jakie kategorie wydatków poczynionych w toku prowadzonych prac badawczo-rozwojowych można rozliczyć podwójnie. Są to tzw. koszty kwalifikowane, do których zalicza się:
- wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy realizacji działalności badawczo-rozwojowej oraz składki ubezpieczeń społecznych z tytułu tych należności w części finansowanej przez podatnika;
- nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
- ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej;
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem.
Kosztami kwalifikowanymi są również dokonane w danym roku podatkowym, zaliczane uprzednio do kosztów podatkowych, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Trzeba jednak wskazać, że powyższe nie dotyczy samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością. Nie można zapomnieć także o wydatkach poniesionych w celu uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, czy też prawa z rejestracji wzoru przemysłowego. Począwszy od 1 stycznia 2017 wydatki te zaliczane są do kategorii kosztów kwalifikowanych.
Podsumowanie
Ulga badawczo-rozwojowa jest zachętą podatkową dla przedsiębiorców wielu branż. Optymalne wykorzystanie jej potencjału wymaga jednak w pierwszej kolejności przeprowadzenia kompleksowej analizy procesów, które kryją się w różnych obszarach firmy. Wykrycie procesów spełniających przesłanki działalności twórczej stanowi punkt wyjścia do dalszego planowania podatkowego. Przedsiębiorca powinien określić, które wydatki może przypisać do realizacji innowacyjnego projektu, a w razie wątpliwości wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Na koniec trzeba pamiętać, że tylko właściwe wyodrębnię ponoszonych kosztów kwalifikowanych w ewidencji rachunkowej umożliwi ich dokładną kalkulację i pozwoli dokonać odliczenia.
